Reservation Agent - nhow Milano

Come Addetto/a alle prenotazioni gruppi, sarai responsabile della gestione delle richieste di prenotazione dei gruppi, garantendo l’accuratezza delle informazioni, mantenendo una comunicazione efficace con i clienti e con i reparti interni, e supportando le strategie di ottimizzazione dei ricavi.

Gestione delle Prenotazioni Gruppi

• Gestire tutte le richieste di prenotazione gruppi tramite email, telefono e canali online.
• Preparare, aggiornare e verificare le rooming list dei gruppi.
• Inserire e mantenere i blocchi camere nel PMS (Property Management System).
• Monitorare il pickup, le release date e l’andamento dell’utilizzo delle camere del gruppo.
• Processare modifiche, cancellazioni e richieste speciali.

Comunicazione con Clienti e Partner

• Agire come referente principale per organizzatori di gruppi, agenzie di viaggio, clienti corporate e event planner.
• Mantenere una comunicazione professionale, tempestiva e cortese.

Coordinamento con i Reparti Interni

• Collaborare con Sales, Events, Front Office e Revenue per garantire arrivi di gruppo senza intoppi.
• Partecipare ai meeting settimanali sui gruppi per condividere aggiornamenti e necessità operative.
• Inviare rooming list aggiornate e segnalare richieste speciali ai reparti coinvolti.

Gestione dei Sistemi e dei Dati

• Assicurare l’inserimento accurato dei dati, supportando forecasting e analisi dei ricavi.
• Seguire gli standard aziendali relativi a prenotazioni, fatturazione e privacy.

Servizio al Cliente

• Favorire un’ottima esperienza del cliente anticipando le necessità del gruppo.
• Gestire eventuali problematiche relative alle prenotazioni dei gruppi.

Amministrazione e Reportistica

• Preparare report per pickup, no-show e aggiornamenti forecast secondo le scadenze.
• Mantenere archivi organizzati di contratti, corrispondenza e documentazione gruppi.
• Supportare la preparazione della fatturazione e il coordinamento con l’amministrazione.

• Esperienza precedente in prenotazioni, gruppi, sales o front office.
• Conoscenza dei sistemi PMS.
• Ottima comunicazione scritta e orale.
• Precisione e forte attenzione ai dettagli.
• Capacità organizzative e di gestione del tempo.
• Attitudine multitasking in ambienti dinamici.
• Spiccato orientamento al cliente.
• Buona conoscenza di Microsoft Office (Outlook, Excel, Word).
• Resistenza allo stress e metodo di lavoro organizzato.
• Buon livello di inglese scritto e parlato.

In Minor Hotels Europe & Americas ci impegniamo a creare carriere entusiasmanti in tutto il mondo ed esperienze interculturali. Il nostro viaggio è alimentato dalla passione e dalla dedizione dei nostri incredibili team, che godono anche di vantaggi stimolanti ed esclusivi quali:

• Esperienza mondiale - diversità di 150 nazionalità diverse.
• Opportunità di sviluppo della carriera ricca di sfide nazionali e internazionali. 
• Ampia gamma di programmi di formazione per migliorare le proprie competenze. 
• Iniziative di benessere, tra cui condizioni di lavoro flessibili.
• Programmi di riconoscimento per i membri del team, tra cui le date memorabili.
• Possibilità di fare la differenza attraverso il nostro programma di sostenibilità e le iniziative di volontariato.
• Tariffe e promozioni per i membri del team, che offrono tariffe scontate nei nostri hotel in tutto il mondo e vantaggi esclusivi attraverso il nostro programma di fidelizzazione aziendale.