Receptionist o addetto al ricevimento o addetto alla reception

di Lavoro Turismo

3/3/2011

Chi è

Il Receptionist è la figura-chiave delle strutture ricettive, accoglie il cliente al suo arrivo, lo assiste durante tutto il soggiorno e ne gestisce la partenza.

Svolge il proprio lavoro ed esegue le proprie mansioni all'interno di una struttura aziendale complessa, la cui conoscenza approfondita è il presupposto fondamentale per compiere al meglio i compiti che gli sono affidati.

Il Receptionist è colui che oltre a dare il benvenuto agli ospiti e a fornire loro suggerimenti e informazioni sul luogo di soggiorno esegue anche compiti che presuppongono la conoscenza della struttura (come l'assegnazione delle camere), l'individuazione delle mansioni che competono agli altri lavoratori dell'albergo (come assegnare a un altro dipendente il compito di eseguire il servizio richiesto dal cliente) e la consapevolezza dei ruoli di responsabilità all'interno dell'azienda (come la gestione dei reclami o dei disguidi verificatisi o comunicati alla reception).

Il Receptionist svolge dunque le attività di tutto il reparto di ricevimento e di portineria. Se la struttura nella quale svolge il suo lavoro dispone di sale per convegni e congressi, si occupa anche del servizio prenotazioni di questi spazi.

Situazione tipo di lavoro

Il Responsabile alla reception lavora nella hall dell'albergo, presso il bancone della portineria. In strutture di grandi dimensioni o di alta categoria, l'unità che gestisce il servizio di reception può essere composta da uno staff di molte persone.

In questo caso il Responsabile coordina il lavoro degli addetti al ricevimento e gode di un'ampia autonomia. In strutture medio-piccole, invece, non è infrequente che le funzioni di Responsabile al ricevimento e di Direttore siano svolte da un unico soggetto.

Principali mansioni / cosa fa

Oltre ai servizi specifici di accoglienza, il Receptionist deve anche provvedere alla prenotazione delle camere, verificandone la disponibilità e procedendo alla loro assegnazione all'arrivo dei clienti. Ha inoltre il compito di gestire le comunicazioni per il cliente e le informazioni su richiesta dell'ospite.

Insieme alle attività di registrazione clienti, di tipo organizzativo-gestionale, egli svolge anche, con la tenuta della cassa, funzioni amministrativo-contabili, nonché funzioni di vigilanza e controllo.

I compiti tipici del receptionist sono l'accoglienza del cliente, la vendita delle stanze, la gestione delle prenotazioni e degli arrivi, l'annotazione dei dati del cliente, l'assegnazione della stanza, la ricezione delle richieste del soggiornante durante la permanenza, l'amministrazione della cassa, il cambio valuta, la redazione del conto e l'incasso del relativo corrispettivo, oltre che il disbrigo delle pratiche per la partenza del cliente.

E' importante ricordare che i compiti dell'addetto al ricevimento possono subire nella pratica notevoli variazioni, relative sia alla categoria dell'albergo in cui opera sia alle oggettive caratteristiche della struttura; particolari mansioni possono infatti essere richieste in funzione alle dimensioni della struttura, della qualità e della quantità di servizi offerti o dalle scelte aziendali inerenti la gestione. L'addetto alla reception deve anche provvedere al coordinamento delle attività di tutto il reparto di ricevimento e di portineria e pianificare le presenze dei collaboratori in base alle richieste di prenotazione ricevute o prevedibili.

L'addetto alla reception ha frequentemente responsabilità anche nel settore manutenzione dell'impianto ricettivo e deve far intervenire l'addetto ogni qualvolta venga segnalato un guasto. Nello svolgimento della sua attività, l'addetto alla reception ha rapporti di integrazione funzionale con altre figure che operano all'interno della struttura ricettiva, particolarmente con l'addetto commerciale, con il direttore e con l'addetto al "planning" (pianificazione delle presenze).

Competenze necessarie

Il lavoro di addetto alla reception richiede grande precisione per quanto riguarda la parte contabile e amministrativa, capacità di coordinamento per far interagire i vari reparti dell'albergo o dell'hotel, ma soprattutto grande capacità di comunicazione, predisposizione al rapporto con il pubblico.

Si può dire che le competenze e le attitudini richieste dalle strutture del settore turistico alberghiero e in particolare dalle grandi catene di alberghi dai complessi turistici più rinomati, ma anche il piccolo albergo o la pensione di città, sono in particolare: facilità di entrare in comunicazione con le persone, capacità di ascoltare, facilità di eloquio, gentilezza e cortesia, pazienza e diplomazia, spirito di adattamento e capacità di lavorare in gruppo.

Oltre a possedere una perfetta conoscenza della tecnica alberghiera, in particolare dal punto di vista gestionale, amministrativo e contabile, il Receptionist deve anche disporre di una buona proprietà di linguaggio, di ottime capacità comunicative, unite a doti di gentilezza e cortesia.

Insieme alla predisposizione verso i contatti umani, è inoltre utile possedere doti di empatia per comprendere stati d'animo e caratteristiche delle persone.

L'addetto alla reception ha inoltre competenze per l'utilizzo dei servizi bancari offerti o richiesti dai clienti.

Deve saper infine, utilizzare adeguatamente le tecnologie, soprattutto informatiche, che gli consentono di incrementare l'efficacia e l'efficienza della propria attività (gestione di banche dati, sistemi di trasmissione delle informazioni, emissione di documenti fiscali).

Formazione professionale per un receptionist

Un addetto alla reception ha preferibilmente una maturità di scuola alberghiera. Ottimo anche un diploma turistico e linguistico.

La preparazione su lingue, uso computer e utilizzo di internet sono elementi essenziali.

In alternativa alla scuola ci sono percorsi di formazione professionale così come corsi di aggiornamento.

È questa la figura preparata ad assolvere funzioni di dirigenza nell'ambito delle imprese turistiche o ad assumere in proprio l'esercizio.

Per svolgere questa professione risulta indispensabile la conoscenza approfondita di almeno due lingue straniere e l'uso dei più aggiornati supporti informatici.

Per completare il proprio bagaglio professionale, acquisire sensibilità ed apertura mentale ed affinare le proprie conoscenze linguistiche, può essere molto utile, per il futuro Receptionist, effettuare esperienze di formazione-lavoro in Italia o all'estero, presso strutture di alto livello.

Un buon addetto alla reception dunque, proprio per i requisiti e le componenti che il settore richiede, può provenire dagli istituti o dalle scuole alberghiere o da istituti di ragioneria, ma, essendo una professione di "relazione", può anche essere colui che ha imparato il mestiere direttamente "on the road".

Il mercato del lavoro per la professione di receptionist

Dopo aver acquisito sufficienti esperienze sul campo, è possibile crescere professionalmente con il passaggio a strutture di sempre maggior prestigio oppure, dato che il ricevimento rappresenta il primo gradino della carriera della direzione alberghiera, dopo un'apposita formazione, è possibile diventare Direttore d'albergo.

Le aziende stagionali tendono a prediligere le figure femminili, quelle annuali le maschili, perché ritenute più flessibili in caso di sostituzioni, in particolare del portiere di notte.